Inwentaryzacja

Inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia kodem kreskowym lub RFID

Ustawa o rachunkowości nie zostawia wyboru, czy robić inwentaryzację, tylko kiedy i jak często. Ten poradnik pokazuje obowiązek krok po kroku: od terminów, przez rodzaje spisu, po same czynności. Na końcu pokazujemy też, o ile krócej trwa to z czytnikiem zamiast z kartką.

Prezentacja online • pokażemy scenariusze z Twojej branży

fot. SI

Jak zrobić inwentaryzację krok po kroku?

Zanim ktokolwiek zeskanuje pierwszą etykietę, trzeba podjąć kilka decyzji organizacyjnych. Oto cztery etapy pełnego spisu z natury.

Ustal zasady i oznakowanie

Określ, co podlega spisowi, jak opisywać majątek i lokalizacje, jak nadawać numery inwentarzowe oraz czy użyjesz kodu kreskowego, QR czy RFID.

Zaplanuj skład i harmonogram

Ustal harmonogram, opracuj regulamin, wyznacz Kierownika Inwentaryzacji i Kierownika Spisu oraz skład komisji inwentaryzacyjnej.

Przeprowadź spis z natury

Identyfikujesz obiekty, naklejasz etykiety z kodem kreskowym, przypisujesz miejsce i osobę odpowiedzialną, a dane importujesz kolektorem do programu.

Zamknij spis protokołami

Podpisujesz i uzupełniasz protokoły inwentaryzacji oraz drukujesz raporty z przeprowadzonego spisu – dopiero to zamyka cały proces.

Skróć inwentaryzację nawet o 90%

Pobierz bezpłatne demo i porozmawiaj z naszym specjalistą.
Na bezpłatnej prezentacji sprawdzisz moduł Szybkiej Inwentarzacji na przykładach z Twojej branży.

Kiedy należy przeprowadzić spis z natury?

Obowiązek inwentaryzacji wynika z Ustawy o rachunkowości. Art. 4 ust. 3 określa go ogólnie: rachunkowość jednostki obejmuje okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Konkretne terminy dla poszczególnych składników majątku wynikają z Art. 26 tej samej ustawy.

Spis z natury nie służy tylko urzędowej formalności. To jedyny sposób, żeby dokładnie wiedzieć, co znajduje się w budynku i u kogo, wychwycić sprzęt nadający się już tylko do likwidacji oraz formalnie rozliczyć osoby materialnie odpowiedzialne za powierzony majątek.

Co roku

Nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15 dnia nowego roku – większość aktywów.

Raz na 4 lata

Uproszczenie dla nieruchomości oraz środków trwałych i maszyn na terenie strzeżonym (inwentaryzacja ciągła), nie cały majątek.

Co 2 lata

Dotyczy towarów handlowych, materiałów, półfabrykatów i wyrobów gotowych w magazynie na dzień spisu z natury.

Na ostatni dzień roku obrotowego

Obejmuje materiały, towary, wytwory własnej produkcji oraz aktywa pieniężne na sam koniec roku obrotowego.

Pobierz bezpłatny poradnik | Dowiedz się wszystkiego o inwentaryzacji

Rodzaje inwentaryzacji

Ustawa o rachunkowości nie definiuje wprost rodzajów inwentaryzacji – ten podział wypracowała praktyka księgowa. W codziennej pracy spotkasz przede wszystkim trzy:

Inwentaryzacja okresowa

przeprowadzana w stałych, z góry ustalonych odstępach czasu, zgodnie z terminami z Art. 26 opisanymi wyżej. To najczęstszy typ, wynikający wprost z obowiązku ustawowego.

Inwentaryzacja ciągła (cykliczna)

stan majątku ustalany jest sukcesywnie, tak żeby w wyznaczonym okresie objąć wszystkie składniki podlegające spisowi. To właśnie ta metoda pozwala na uproszczenie „raz na 4 lata” dla nieruchomości i majątku na terenie strzeżonym.

Inwentaryzacja doraźna

przeprowadzana poza ustalonym harmonogramem, w miarę potrzeb organizacji, np. przy zmianie osoby materialnie odpowiedzialnej, podejrzeniu nadużycia albo zdarzeniu losowym. Nie zastępuje inwentaryzacji okresowej, tylko ją uzupełnia.

Jak przeprowadzić inwentaryzację nawet 90% szybciej?

Bez czytnika ten sam proces rozkłada się na tygodnie, bo dotyczy każdego przedmiotu z osobna.

Zespół musi najpierw skompletować papierowe arkusze spisowe, potem obejść pomieszczenia i ręcznie odczytać numer inwentarzowy. Ten jest często wytarty, zasłonięty albo po prostu nieczytelny. Następnie trzeba go zapisać w arkuszu, by na koniec zestawić spisany stan z ewidencją, żeby ustalić, czego brakuje, co jest nadwyżką i gdzie przedmiot zmienił miejsce użytkowania. Każdy z tych kroków to osobne źródło pomyłki, a poprawienie błędu oznacza powtórzenie fragmentu spisu od nowa.

Program do inwentaryzacji w połączeniu z etykietą kodu kreskowego albo chipem RFID zamyka ten sam proces w jednym kroku: skanujesz inwentaryzatorem, a system od razu porównuje wynik z ewidencją i pokazuje gotowy raport różnic.

Porozmawiaj o swojej inwentaryzacji z naszym specjalistą

Jakie korzyści zapewni Ci Szybka Inwentaryzacja?

Największa różnica względem spisu ręcznego to czas: inwentaryzacja wyposażenia kodem kreskowym skraca sam proces skanowania nawet dziesięciokrotnie. Z RFID dzięki odczytowi wielu tagów naraz idzie jeszcze szybciej. To jednak tylko jedna z korzyści.

Mniej osób oderwanych od pracy

spis 1000 pozycji mieści się w jednym dniu roboczym, nie w tygodniach oddelegowania zespołu.

Wynik bez błędów przepisywania

kolektor odczytuje numer inwentarzowy raz, poprawnie; ręczne wpisywanie do arkusza, a razem z nim ryzyko literówki, znika.

Majątek oznaczony trwale

foliowa etykieta z kodem kreskowym albo tag RFID przetrwają cały okres eksploatacji sprzętu, w przeciwieństwie do papierowej naklejki, która z czasem się odklei albo wyblaknie.

Wyzwania i korzyści w skrócie

Porównaj przebieg inwentaryzacji z wykorzystaniem kodów kreskowych i tagów RFID

Przebieg inwentaryzacji z kodami kreskowymi

Drukujesz i naklejasz etykietę z kodem na każdym środku trwałym.

Skanujesz etykietę czytnikiem – jeden przedmiot, jeden odczyt, celowanie w kod.

Dane trafiają do arkusza spisowego automatycznie, bez przepisywania numeru.

Program porównuje wynik ze stanem poprzednim i generuje raport różnic.

Przebieg inwentaryzacji z kodami kreskowymi

Oznaczasz majątek tagami RFID zamiast etykiet z kodem kreskowym.

Czytnik odczytuje wiele tagów naraz, z kilku metrów, bez celowania w przedmiot.

Odczyt działa nawet przy częściowo zasłoniętej etykiecie - bez linii wzroku na kod.

Wynik trafia do tego samego raportu różnic co przy kodach kreskowych.

Różnica praktyczna: kody kreskowe sprawdzają się przy mniejszych ilościach i pojedynczym skanowaniu, inwentaryzacja RFID przyspiesza spis tam, gdzie liczba przedmiotów w jednym pomieszczeniu jest duża.

Wypróbuj Szybką Inwentaryzację

Skontaktuj się z nami, aby omówić szczegóły wdrożenia systemu w Twojej firmie.

Analiza, konsultacja i wstępna wycena – bez zobowiązań.

Zobacz jak nasi klienci wykorzystują
Szybką Inwentaryzację

Case study i wdrożenia

Branża eventowa

PreZero Arena Gliwice
inwentaryzacja w jednej z największych hal widowiskowo - sportowych w Polsce

Hala, otwarta w 2018 roku, gwarantuje 17 178 miejsc siedzących i stojących. Arena Gliwice kojarzy się przede wszystkim z wydarzeniami sportowymi, koncertami czy widowiskami rodzinnymi. Jednak z równie wielkim powodzeniem odbywają się w niej targi, konferencje i szkolenia.

555 300 m3

kubatury obiektu

Zobacz case study >

Muzeum

Jak Zamek Ujazdowski przyspieszył inwentaryzację 1300 sztuk wyposażenia?

1 300

sztuk wyposażenia

piętra

Zobacz case study >

Szkoła

Jak uporządkować inwentaryzację w trzech szkołach tylko jednym programem?

800

środków trwałych

5 000

przedmiotów

Zobacz case study >

Zaufali ekspertom PWSK

Zobacz prawdziwe opinie od osób, które korzystają i polecają nasz system.

      
   PWSK Sp. z o.o.
   173 opinii Google 
  Napisz recenzję 
  
 
 
   
 
 
       Opublikowano na Google  
   
   Angelina Wojcieszonek 
 
 
 
 Trustindex sprawdza, czy pierwotnym źródłem recenzji jest Google. Serdecznie polecam program Narzędziownia. System w pełni spełnia moje oczekiwania w zakresie prowadzenia kartotek pracowników oraz ewidencji wydawania i zwrotu odzieży roboczej.
Na szczególne uznanie zasługuje profesjonalizm i zaangażowanie Przedstawiciela, a także szybka i pomocna obsługa serwisu. Wdrożenie programu oraz codzienna praca z nim przebiegają sprawnie i bezproblemowo.
Zdecydowanie polecam Narzędziownię wszystkim firmom, które szukają profesjonalnego i funkcjonalnego rozwiązania do zarządzania odzieżą roboczą i wyposażeniem pracowników.
  
 
      Opublikowano na Google  
   
   Tomasz Borowski 
 
 
 
 Trustindex sprawdza, czy pierwotnym źródłem recenzji jest Google. Wdrożenie systemu Narzędziownia oraz modułu Szybka Inwentaryzacja znacząco podniosło efektywność zarządzania majątkiem jednostki, przekształcając tradycyjne i czasochłonne procedury prowadzone w formie papierowej na procesy zautomatyzowane. Przejście z tradycyjnego obiegu dokumentacji na model cyfrowy przyniosło wymierne korzyści na wielu płaszczyznach zarządzania majątkiem, tj. oszczędność czasu, redukcja błędów, dostęp do danych w czasie rzeczywistym, ciągła kontrola nad stanem majątku itd. Świetny system, polecam !!!
  
 
      Opublikowano na Google  
   
   Łukasz Caban 
 
 
 
 Trustindex sprawdza, czy pierwotnym źródłem recenzji jest Google. Fachowa obsługa i kompleksowe wprowadzenie w zasady działania Programu. Urządzenie do skanowania kodów i rfid wysokiej jakości
  
 
      Opublikowano na Google  
   
   Marian Rybok 
 
 
 
 Trustindex sprawdza, czy pierwotnym źródłem recenzji jest Google. Super firma . Program do inwentaryzacji działa bez problemu . Serdecznie polecam.
  
 
      Opublikowano na Google  
   
   Martyna Gratunik 
 
 
 
 Trustindex sprawdza, czy pierwotnym źródłem recenzji jest Google. Program Narzędziownia jest prosty i intuicyjny w obsłudze, jego funkcjonalność ułatwia sprawne prowadzenie ewidencji narzędzi i sprzętu. Szybka pomoc techniczna oraz bardzo dobry kontakt z obsługą, która sprawnie reaguje na zgłaszane pytania.
  
 
      Opublikowano na Google  
   
   Piotr Stradomski 
 
 
 
 Trustindex sprawdza, czy pierwotnym źródłem recenzji jest Google. program ułatwia pracę,w mojej firmie jednak  nie jest jeszcze wykorzystany w pełni możliwości
  
 
      Opublikowano na Google  
   
   Aneta Chrzan 
 
 
 
 Trustindex sprawdza, czy pierwotnym źródłem recenzji jest Google. Program magazynowy zawiera wiele przydatnych funkcji, obszerne poradniki na stronie i video pozwalają sprawnie przejść przez wszystkie elementy programu. Polecam. Program jest czytelny, prosty w obsłudze i póki co nie mam żadnych zastrzeżeń
  
 
      Opublikowano na Google  
   
   Artur Jakubczyk 
 
 
 
 Trustindex sprawdza, czy pierwotnym źródłem recenzji jest Google. Polecam. Bardzo przydatna aplikacja.
  
 
      Opublikowano na Google  
   
   Magda 
 
 
 
 Trustindex sprawdza, czy pierwotnym źródłem recenzji jest Google. Jesteśmy dopiero na etapie wdrażania programu w naszej firmie. Program intuicyjny, na pewno dużo wniesie co do inwentaryzacji w naszej firmie. Szczególne podziękowania śle do pana Adama, który służył mi swoim wsparciem technicznym w ostatnim czasie ! Pozdrawiam

Porozmawiajmy o Twojej inwentaryzacji

Inwentaryzacja
nie trwa tygodniami

Czas spisu z natury
spada nawet 8-krotnie

Szybka Inwentaryzacja - sprawdź podobne

Inwentaryzacja i spis z natury mogą być proste – dowiedz się, jak zrobić to z PWSK

Angelina Wojcieszonek

Serdecznie polecam program Narzędziownia. System w pełni spełnia moje oczekiwania w zakresie prowadzenia kartotek pracowników oraz ewidencji wydawania i zwrotu odzieży roboczej. Na szczególne uznanie zasługuje profesjonalizm i zaangażowanie Przedstawiciela, a także szybka i pomocna obsługa serwisu. Wdrożenie programu oraz codzienna praca z nim przebiegają sprawnie i bezproblemowo. Zdecydowanie polecam Narzędziownię wszystkim firmom, które szukają profesjonalnego i funkcjonalnego rozwiązania do zarządzania odzieżą roboczą i wyposażeniem pracowników.

Tomasz Borowski

Wdrożenie systemu Narzędziownia oraz modułu Szybka Inwentaryzacja znacząco podniosło efektywność zarządzania majątkiem jednostki, przekształcając tradycyjne i czasochłonne procedury prowadzone w formie papierowej na procesy zautomatyzowane. Przejście z tradycyjnego obiegu dokumentacji na model cyfrowy przyniosło wymierne korzyści na wielu płaszczyznach zarządzania majątkiem, tj. oszczędność czasu, redukcja błędów, dostęp do danych w czasie rzeczywistym, ciągła kontrola nad stanem majątku itd. Świetny system, polecam !!!

Łukasz Caban

Fachowa obsługa i kompleksowe wprowadzenie w zasady działania Programu. Urządzenie do skanowania kodów i rfid wysokiej jakości

Marian Rybok

Super firma . Program do inwentaryzacji działa bez problemu . Serdecznie polecam.

Martyna Gratunik

Program Narzędziownia jest prosty i intuicyjny w obsłudze, jego funkcjonalność ułatwia sprawne prowadzenie ewidencji narzędzi i sprzętu. Szybka pomoc techniczna oraz bardzo dobry kontakt z obsługą, która sprawnie reaguje na zgłaszane pytania.

Piotr Stradomski

program ułatwia pracę,w mojej firmie jednak nie jest jeszcze wykorzystany w pełni możliwości

Aneta Chrzan

Program magazynowy zawiera wiele przydatnych funkcji, obszerne poradniki na stronie i video pozwalają sprawnie przejść przez wszystkie elementy programu. Polecam. Program jest czytelny, prosty w obsłudze i póki co nie mam żadnych zastrzeżeń

Artur Jakubczyk

Polecam. Bardzo przydatna aplikacja.

Magda

Jesteśmy dopiero na etapie wdrażania programu w naszej firmie. Program intuicyjny, na pewno dużo wniesie co do inwentaryzacji w naszej firmie. Szczególne podziękowania śle do pana Adama, który służył mi swoim wsparciem technicznym w ostatnim czasie ! Pozdrawiam

Inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia kodem kreskowym lub RFID

Jak zrobić inwentaryzację krok po kroku?

Ustal zasady i oznakowanie

Zaplanuj skład i harmonogram

Przeprowadź spis z natury

Zamknij spis protokołami

Skróć inwentaryzację nawet o 90%

Kiedy należy przeprowadzić spis z natury?

Rodzaje inwentaryzacji

Inwentaryzacja okresowa

Inwentaryzacja ciągła (cykliczna)

Inwentaryzacja doraźna

Jak przeprowadzić inwentaryzację nawet 90% szybciej? ​

Jakie korzyści zapewni Ci Szybka Inwentaryzacja?

Mniej osób oderwanych od pracy

Wynik bez błędów przepisywania

Majątek oznaczony trwale

Porównaj przebieg inwentaryzacji z wykorzystaniem kodów kreskowych i tagów RFID

Wypróbuj Szybką Inwentaryzację

Zobacz jak nasi klienci wykorzystują Szybką Inwentaryzację

PreZero Arena Gliwiceinwentaryzacja w jednej z największych hal widowiskowo - sportowych w Polsce

Jak Zamek Ujazdowski przyspieszył inwentaryzację 1300 sztuk wyposażenia?

Jak uporządkować inwentaryzację w trzech szkołach tylko jednym programem?

Zaufali ekspertom PWSK

Porozmawiajmy o Twojej inwentaryzacji

Inwentaryzacja nie trwa tygodniami

Czas spisu z natury spada nawet 8-krotnie

Szybka Inwentaryzacja - sprawdź podobne

Skontaktuj się z nami

Jak przeprowadzić inwentaryzację nawet 90% szybciej?

Zobacz jak nasi klienci wykorzystują
Szybką Inwentaryzację

PreZero Arena Gliwice
inwentaryzacja w jednej z największych hal widowiskowo - sportowych w Polsce

Inwentaryzacja
nie trwa tygodniami

Czas spisu z natury
spada nawet 8-krotnie