ISO 9001 a gospodarka narzędziami - gdzie zaczyna się porządek, który audytorzy lubią

Nie. Certyfikat ISO 9001 można uzyskać bez dedykowanego oprogramowania do gospodarki narzędziami. Warunkiem jest, że obszar narzędzi pomiarowych i kompetencji pracowników jest udokumentowany i kontrolowany w inny sposób (np. arkusze kalkulacyjne, segregatory, ręczne procedury). System Narzędziownia nie jest wymogiem normy. Jest narzędziem, które tę kontrolę realizuje automatycznie i prewencyjnie, zamiast wymagać codziennej dyscypliny od pracowników.

Norma nie nakazuje konkretnej formy realizacji wymagań. Mówi jednak o tym, co ma być spełnione (wzorcowanie sprzętu pomiarowego, dokumentacja kompetencji, identyfikowalność, kontrola udokumentowanych informacji), ale nie o tym, jak. Dopuszczalne są rozwiązania od arkuszy kalkulacyjnych po dedykowane systemy klasy CMMS lub oprogramowanie do narzędziowni. Audytor ocenia skuteczność rozwiązania, nie jego nazwę.

Z doświadczenia wdrożeń, optymalnie jest co najmniej kilka miesięcy przed planowanym audytem. Audytor ocenia nie tylko stan bieżący, ale też historię zdarzeń, ślad audytowy, rejestry blokad, archiwum wzorcowań. Kilka miesięcy realnej pracy systemu daje dowód, że procesy działają w czasie, a nie zostały zorganizowane tuż przed wizytą. Im wcześniej, tym więcej materiału dowodowego i tym mniej stresu w tygodniu poprzedzającym audyt.

Formalnie tak, norma nie zakazuje arkuszy kalkulacyjnych. Praktycznie problem leży gdzie indziej. Excel nie blokuje wydania narzędzia z przeterminowanym atestem, nie wysyła alertów, nie chroni przed nadpisaniem danych i nie tworzy automatycznego śladu audytowego. To rozwiązanie skuteczne w małych organizacjach ze zdyscyplinowaną kulturą pracy. W firmach produkcyjnych z setkami narzędzi pomiarowych ryzyko błędu ludzkiego rośnie liniowo z liczbą pozycji.

W zakresie punktu 7.1.5 audytor weryfikuje trzy rzeczy: czy istnieje wykaz sprzętu pomiarowego objętego nadzorem, czy dla każdej pozycji są aktualne świadectwa wzorcowania (lub udokumentowany dowód sprawdzenia) oraz czy proces wzorcowania jest zaplanowany i kontrolowany w czasie. W praktyce wybiera kilka narzędzi z hali i prosi o przedstawienie ich pełnej historii, świadectwa, terminu kolejnego wzorcowania, ścieżki postępowania w przypadku niezgodności. Audytor szuka dowodów, a nie deklaracji.

Mechanizmy systemu (kontrola wzorcowania, identyfikowalność, dokumentacja, ślad audytowy) odpowiadają wspólnym wymaganiom branżowych nadbudów ISO 9001 dotyczącym gospodarki narzędziami i sprzętem pomiarowym. Każda z tych norm ma jednak własne, dodatkowe wymogi, które wykraczają poza obszar narzędziowni. Pełną zgodność z konkretną normą weryfikuje konsultant lub jednostka certyfikująca w kontekście całej organizacji.