Po co robi się inwentaryzację? Jak określić jej cele?
Inwentaryzację należy rozpocząć nie od środka, czyli od spisu z natury, ale od zadania sobie pytania: po co robimy tę inwentaryzację? To jest najważniejsze pytanie, od którego musisz zacząć.
Cztery najpopularniejsze powody jakie wymieniają nasi klienci, to:
2
3
4
Zamykam lub przekształcam firmę i też jestem zmuszony zrobić inwentaryzację zdawczo-odbiorczą.
Czego jeszcze może dotyczyć inwentaryzacja?
Na pewno nie tylko spisania składnika majątku, ale także powiązania go prawidłowo z jego wyceną.
Określeniem stanu danego środka i oznakowanie jego kartoteki inwentarzowej jakimś statusem, np.: sprawny, mocno zużyty, do naprawy, do remontu, do likwidacji, konieczny zakup nowego.
Podjęciem decyzji o likwidacji nieużytecznych już środków i wystawieniem Protokołu Likwidacji.
Określeniem użytkowników majątku, aby czuły się za niego odpowiedzialnym.
Określeniem przydziału do odpowiedniego MPK (Miejsce Powstawania Kosztów), aby móc prawidłowo obciążyć właściwe działy jego amortyzacją i kosztami eksploatacji.
Przypisaniem znalezionych aktywów do właściwego pomieszczenia.
Uporządkowaniem magazynu i pomieszczeń, aby każdy przedmiot był na swoim miejsc
Nie wszystkie osoby mają te same priorytety w inwentaryzacji
Księgowość
Oczekuje rzetelnego stanu po inwentaryzacji wraz z wyceną.
Zarząd
Chce wiedzieć, czym firma dysponuje i w jakim to jest stanie do realizacji zadań przedsiębiorstwa.
Magazynier
Chce wiedzieć czy zgodne są stany na magazynie za który odpowiada.
Kierownik budowy
Chce się upewnić, że przekazane mu narzędzia i sprzęt nie rozeszły się gdzieś i będą dostępne, kiedy nadejdzie moment rozliczenia budowy.
Co możemy inwentaryzować?
W zależności od profilu przedsiębiorstwa lub instytucji mogą to być:
- posiadane budynki i budowle
- instalacje
- wyposażenie biura
- maszyny i linie produkcyjne
- pojazdy
- sprzęt i infrastruktura IT
- wszelkie komputery
- serwery
- drukarki
- magazyn materiałów
- magazyn narzędzi, części zamiennych
- magazyn surowców, półfabrykatów, wyrobów gotowych
- magazyn środków BHP
- posiadane licencje i inne wartości niematerialne i prawne
„Najważniejszym celem inwentaryzacji jest określenie stanu majątku na dany dzień, po to aby wiedzieć czym się dysponuje i jak zakład i jego pracownicy mogą realizować tym swoje cele.”
Jacek Krywult – CEO PWSK
To podstawowa wiedza w rękach Zarządu i kadry zarządzającej, bo z niej wynika zdolność do realizacji planów i zamykania budżetu.
A więc nie tylko wydruk aktualnych stanów po inwentaryzacji, ale także wykorzystanie jej na uporządkowanie aktywów firmy, których skutkiem będzie ograniczenie niegospodarności i podniesienie wydajności zakładu.
I z tak określonym nastawieniem i celem możemy przystąpić do dalszego etapu inwentaryzacji.
